25 OKTOBER 2012, THURS
Menaiktarafkan Sistem Komunikasi Antara
Universiti Dengan Siswa Baru, Dan/Untuk Melancarkan Proses SEBELUM DAN SEMASA
Minggu Siswa Lestari, Supaya Tiada Bakal Mahasiswa Universiti APEX Yang
Tertinggal Atau Tercicir, Daripada Peluang Untuk Mendekatkan Diri Dengan Mentor
dan Perkembangan Semasa, Khususnya Pengumuman atau Peringatan yang Penting Atau
Tergempar Dengan Percuma, Sistematik, Efektif Dan Efisien
JUSTIFIKASI
1.
PENGENALAN:
(i)
Sejurus
selepas keputusan senarai pelajar yang berjaya ditawarkan tempat di Universiti
Sains Malaysia sebelum Minggu Siswa Lestari diumumkan, berbagai-bagai soalan
yang diajukan oleh siswa baru khususnya berkenaan dengan isi kandungan atau
arahan pada Buku Panduan Siswa Lestari. Ramai pelajar yang salah mentafsir dan
menerima berbagai-bagai-bagai input.
(ii)
Sekiranya
diteliti, kebanyakan soalan yang ditanya merujuk perkara sama dan hanya
memerlukan satu jawapan yang sama. Pembaziran masa untuk menjawab soalan yang
sama oleh beberapa pihak dengan jawapan atau pandangan peripadi dapat kita
elakkan dengan mengkaji semula arahan Buku Panduan Siswa Lestari yang
memberikan kekeliruan. Di samping itu, soalan lazim (FAQ atau Frequently Asked
Questions) bersama jawapan lengkap harus diramal berdasarkan pengalaman lepas,
dikumpulkan dan didokumentasikan bagi membaiki segala kekurangan pada buku
panduan tersebut.
(iii)
Contohnya,
arahan pada Lampiran H Buku Panduan Siswa Lestari mewujudkan kekeliruan dalam
kalangan bakal mahasiswa kerana istilah “Bahasa Malaysia Kertas Julai” tidak
pernah wujud dalam benak mereka sehingga terdapat bakal mahasiswa yang
mengambil inisiatif untuk bertanya sama ada siswa baru hendaklah menduduki
peperiksaan tersebut sebelum hari pendaftaran. Terlalu ramai bakal mahasiswa
keliru sama ada arahan pada lampiran H adalah hanya untuk pelajar yang
merancang untuk mendapatkan bantuan kewangan daripada PTPTN ataupun untuk semua
bakal mahasiswa. Bakal Mahasiswa juga tidak jelas tentang arahan untuk sediakan
setem hasil adalah hanya untuk pemohon PTPTN atau semua sekali, sehingga
terdapat bakal siswa yang mengabaikan perkara ini atau membeli berlebihan
kerana khuatir tidak cukup jumlahnya. Hal ini berlaku kerana arahan pada buku
panduan adalah tidak jelas sementara tiada penjelasan yang diberikan.
2.
FACEBOOK:
(i)
Secara
umum, Facebook telah memainkan
peranan yang penting dalam hebahan maklumat dan hampir semua bakal mahasiswa
mempunyai akaun Facebook. Sepanjang tahun ini, kita sedar terdapat pegawai
BHEPP (Bahagian Hal Ehwal dan Pembangunan Pelajar) yang aktif dalam Facebook
sama ada secara peribadi ataupun dalam group
pelajar.
(ii)
Perkara-perkara
penting bolehlah diberikan perhatian serius dengan peringatan sekali demi
sekali dengan percuma.
(iii)
Untuk
memastikan bahawa tiada bakal mahasiswa yang tercicir untuk mendapatkan
maklumat penting yang termasuk perubahan tergempar khususnya hal ehwal
persediaan yang perlu diselesaikan sebelum Minggu Siswa Lestari; kita haruslah
memastikan bahawa SEMUA bakal
mahasiswa dapat kita satukan di Facebook Group yang sememangnya ditubuhkan
untuk membantu bakal mahasiswa.
3.
Konsep
SEMUA atau TIADA YANG TERCICIR, “LINK” Facebook Group
(i)
Konsep
SEMUA bakal mahasiswa harus kita
tekankan dan usahakan kerana fakta telah menunjukkan bahawa terdapat bakal
mahasiswa yang tercicir daripada maklumat penting yang tidak dihebahkan melalui
pohon.usm.my atau Buku Panduan Siswa Lestari tetapi hanya pada Facebook Group,
terpinggir daripada menikmati perkhidmatan tertentu yang tidak sepatutnya
berlaku. Antara kelemahan sistem komunikasi antara pihak universiti termasuk
wakilnya PPSL, dengan bakal mahasiswa yang lalu, melalui Facebook termasuklah
penyertaan (join) group adalah secara
tidak sistematik. Jumlah ahli group
tidak mencerminkan jumlah sebenar bakal mahasiswa USM kerana cara group dihebahkan membolehkan bakal siswa
universiti lain seperti Universiti Malaya dan Universiti Kebangsaan Malaysia
menyertai group tersebut
tanpa halangan. Dengan kata lain, masih ramai bakal mahasiswa Universiti Sains
Malaysia tidak sempat untuk mendekatkan diri dengan sumber maklumat dan PPSL
sebagai mentor.
(ii)
Dengan
ini, saya mencadangkan bahawa satu Facebook
Group yang baru dapat ditubuhkan oleh pihak universiti bersama PPSL dan
“link” kepada Facebook Group tersebut akan dinyatakan dengan jelas pada
pohon.usm.my (bagi semua bakal mahasiswa yang ditawarkan tempat di Universiti
Sains Malaysia) supaya tiada bakal mahasiswa yang tertinggal kerana “link” yang
menghubungkan bakal mahasiswa dengan pihak universiti dan PPSL dinyatakan
dengan jelas pada halaman pohon.usm.my dinyatakan pada halaman yang wajib
dibaca atau dilihat oleh semua bakal mahasiswa. Contohnya, di halaman yang
perlu diakses oleh bakal mahasiswa untuk mencetak surat tawaran sementara atau
Buku Panduan Siswa Lestari, atau dokumen-dokumen yang dilampirkan bersamanya.
(iii)
Untuk
membantu bakal mahasiswa yang datang keseorangan dari Sabah dan Sarawak, USM
Kampus Kesihatan menyediakan pengangkutan untuk menyambut dan menghantar bakal
mahasiswa tersebut dari lapangan terbang Sultan Ismail di Pengkalan Chepa, Kota
Baharu ke USM Kampus Kesihatan. Hal ini tidak dinyatakan sesekali sama ada pada
pohon.usm.my atau Buku Panduan Siswa Lestari atau mana-mana dokumen yang
berkaitan. Akibatnya, ramai bakal mahasiswa yang tidak sedar tentang
perkhidmatan ini dan runsing mendapatkan bantuan daripada pihak luar. Bakal
mahasiswa juga tidak dimaklumkan tentang prosedur yang membolehkan penginapan
sementara atau pendaftaran awal di desasiswa Kampus Kesihatan bagi anak negeri
Sabah dan Sarawak, yang menghadapi kekangan tertentu walaupun USM Kampus
Kesihatan sentiasa sedia membantu siswa-siswi baru.
(iv)
Selain
itu, pelajar daripada keluarga ekonomi rendah yang belum atau tidak berjaya
mendapat sebarang tajaan atau bantuan kewangan tidak mendapat panduan dan
maklumat berkenaan walaupun perkhidmatan itu telah disediakan. Contohnya,
sistem Jabatan Bendahari pada hari ini menggalakkan semua bakal mahasiswa yang
menghadapi masalah kewangan untuk menjelaskan sekurang-kurangnya yuran tidak
berulang. Sekiranya bakal mahasiswa tersebut masih menghadapi masalah kewangan,
hanya RM 100.00 perlu dijelaskan sebelum kelas pertama bermula. Pada masa yang
sama, bakal mahasiswa haruslah dimaklumkan tentang bantuan kewangan sementara
universiti melalui Bahagian Hal Ehwal dan Pembangunan Pelajar (BHEPP) dan Pusat
Pengajian masing-masing. Namun demikian, perkara-perkara ini tidak langsung
dibincangkan dalam pohon.usm.my atau Buku Panduan Siswa Lestari atau mana-mana
dokumen lampiran sehingga terdapat bakal mahasiswa runsing mendapatkan bantuan
pihak luar.
(v)
Di
samping itu, bakal mahasiswa tidak dimaklumkan bahawa buku panduan bersama
dokumen lampiran tidak akan diberikan dalam bentuk “hard copy”. Bakal mahasiswa
menganggap buku bersama dokumen tersebut akan disertakan bersama surat tawaran
dan dihantar ke rumah masing-masing. Bakal mahasiswa tidak tahu hal ini
sehingga seseorang pelajar yang mengambil inisiatif untuk mendapatkan respons
berkenaan dan berkongsi. Pembaziran masa dalam meneka atau panggilan telefon
boleh dielakkan pada masa depan sekiranya maklumat berkenaan telah dinyatakan
secara jelas sama ada melalui pohon.usm.my atau Buku Panduan Siswa Lestari.
(vi)
Antara
langkah penyelesaian termasuk menyatakan dengan jelas “link” kepada Facebook
group kepada SEMUA bakal mahasiswa, supaya bakal mahasiswa yang terlibat
mendapat maklumat berkenaan awal-awal lagi.
(vii)
Perkara-perkara
penting seperti peringatan untuk menyediakan dokumen penting khususnya dokumen
yang diperlukan atau wajib dibawa bersama semasa pendaftaran siswa baru semasa minggu
orientasi. Saya amat bersyukur kerana PPSL yang dilantik mempunyai kasih sayang
yang terpuji terhadap bakal mahasiswa sehingga membantu membeli barang-barang
keperluan yang wajib dibawa bersama semasa Minggu Siswa Lestari seperti baju
kemeja putih atau tudung putih yang wajib dipakai semasa Majlis Sambutan Siswa
tetapi tidak diberi perhatian serius oleh ramai bakal mahasiswa dan juga kasut
getah semasa Kem Pimpin siswa, hanya atas sebab bakal mahasiswa tidak membawa
bersama kerana tidak memberikan perhatian pada arahan yang dinyatakan pada Buku
Panduan Siswa Lestari. Arahan berkenaan mungkin berada dalam bentuk “bold”
dan dianggap telah diberi penekanan oleh pihak universiti. Namun demikian, kita
harus mengakui bahawa kesannya pada pembaca yakni bakal mahasiswa adalah
berbeza daripada kesan yang dijangka oleh pihak universiti yang menyediakannya.
Langkah ini semestinya dapat menjimatkan masa semua siswa semasa minggu
orientasi dan menggantikannya dengan pengisian yang lebih bermanfaat.
(viii)
Apa
yang lebih penting, langkah ini adalah Percuma kerana tiada kos yang
diperlukan. Hebahan maklumat dapat dilakukan dengan efektif dan efisien kerana
Facebook telah menjadi laman kegemaran hampir semua bakal mahasiswa. Ramai
dalam kalangan bakal mahasiswa yang “online” Facebook berjam-jam sehari, dari
siang hingga malam kerana sedang bakal mahasiswa sedang menikmati cuti panjang
selepas tamat matrikulasi, asasi, Tingkatan 6 dan sebagainya. Tidak kurang juga
bakal mahasiswa yang sanggup “online” Facebook semasa bekerja. Mesej saya di
sini ialah Facebook merupakan saluran maklumat yang cukup hebat dan berkesan.
(ix)
Semua
manfaat berikut hanya dinikmati oleh SESETENGAH bakal mahasiswa dan kini kita
dapat memastikan SEMUA bakal mahasiswa yang mempunyai akaun Facebook dapat
menikmatinya.
4.
Manfaat
kepada bakal mahasiswa:
ii. Soalan siswa-siswi mendapat perhatian dan maklum balas walaupun pada hujung minggu atau hari tidak bekerja atau cuti umum atau luar waktu pejabat.
iii. Memastikan bahawa SETIAP bakal mahasiswa membina hubungan baik dan mendapatkan bimbingan atau mentor PPSL atau staf untuk mendapatkan nasihat atau pengalaman
5.
Manfaat kepada Universiti:
i. Pihak
universiti dapat memastikan kesahihan sesuatu maklumat dan isu pelajar mendapat
maklumat berbeza-beza berkenaan satu isu yang sama kerana jawapan kepada FAQ
adalah dalam bentuk bertulis (Facebook status atau Facebook Comment atau lebih
penting lagi Facebook Documents), yang maklumatnya adalah lengkap dan
menyeluruh. Sesuatu Facebook Document yang diwujudkan hendaklah disemak oleh
jabatan berkenaan terlebih dahulu sebelum dihebahkan kepada bakal mahasiswa.
Hal ini juga membolehkan bakal mahasiswa yang sedang berada dalam
penambahbaikan sistem sentiasa peka dan membezakan maklumat daripada
senior-senior yang menggunakan sistem lama.
ii.
Soalan
lazim yang merujuk perkara yang sama dan memerlukan jawapan yang sama tidak
akan ditanya berulang kali melalui panggilan telefon atau e-mel kerana telah
dijelaskan secara bertulis dengan lengkap malahan menyeluruh di Facebook.
Dengan kata lain, jawapan yang diberi adalah ONCE AND FOR ALL dan boleh
diperbaiki dan digunakan lagi pada tahun-tahun akan datang. Isu layanan staf
kurang memuaskan seperti menerima daripada staf dapat dikurangkan. Hal ini
dapat meringankan tugas staf universiti dan diharapkan bahawa perkara yang
lebih penting dapat dilakukan sementara panggilan telefon dan e-mel telah pun
berkurang.
iii.
Satu
pengumuman baru atau perubahan tergempar dapat disampaikan kepada SEMUA
PELAJAR, dengan lebih efektif dan efisien.
iv.
Imej
universiti menjadi harum kerana berjaya memanfaatkan sepenuhnya Facebook untuk
tujuan pentadbiran; dan menjadi teladan kepada universiti lain apabila
Universiti Sains Malaysia mendapatkan alternatif yang lebih baik untuk membaiki
sistem komunikasi yang sedia ada.
6. SATU
GROUP UNTUK SATU KAMPUS
i.
Saya
amat berharap bahawa terdapat 3 “link” yang
akan wujud pada halaman pohon.usm.my yang dibincangkan di atas, yakni Group
untuk:
(a) Kampus Induk
(b) Kampus Kejuruteraan
(c) Kampus Kesihatan
ii.
Hal
ini demikian kerana isu yang berbeza akan bangkit di kampus yang berbeza. PPSL
atau pengurusan kampus lebih jelas dengan isu kampus sendiri daripada kampus
lain.
7.
Penjelasan dan salah faham
Pihak
universiti haruslah menjelaskan mana-mana perkara yang mungkin menjejaskan imej
universiti atau mewujudkan salah faham dalam kalangan warga universiti
tercinta.
Pada
kemasukan mahasiswa 2012/2013, pelan kampus Induk diberi tetapi tidak pada
pelajar Kampus Kesihatan. Oleh sebab tiada penjelasan diadakan, ramai bakal
mahasiswa kampus kesihatan tidak berpuas hati dan berasa tersisih daripada
Kampus Induk.
Pada
kemasukan mahasiswa sidang akademik 2012/2013 juga, pemohon kursus di USM
dikenakan caj sebanyak RM 40.00. Tiada penjelasan yang dilakukan dan hal ini
telah memberikan imej negatif kepada masyarakat umum khususnya pelajar yang
berminat untuk melanjutkan pengajian tinggi di Universiti Sains Malaysia.
TUNTUTAN:
1. Mewujudkan
satu jawatankuasa yang
diterajui oleh mantan-mantan PPSL, wakil staf daripada jabatan-jabatan yang
terlibat, siswa-siswi tahun satu atau mana-mana warga USM yang sesuai untuk
mewujudkan dokumen-dokumen yang merupakan senarai FAQ lepas dan soalan-soalan
yang diramal bersama dengan jawapan bertulis.
(i)
Jawatankuasa
ini haruslah diteruskan pada masa akan datang tetapi ahlinya hendaklah
diperbaharui setiap tahun.
(ii)
Jawapan
atau maklum balas mestilah disemak oleh jabatan berkenaan sebelum dikongsi
kepada siswa-siswi sidang akademik yang baru.
(iii)
Staf
atau wakil jabatan khususnya BHEPP haruslah menyertai Facebook group tersebut.
PPSL harus membantu dalam hal ehwal ini.
2. Satu Facebook Group yang dianggotai, disokong dan dipantau selalu oleh
pihak-pihak yang dinyatakan pada perkara (1), bersama dengan dokumen-dokumen penting khususnya FAQ
yang disebut pada perkara (1) haruslah ditubuhkan
oleh pihak universiti SEBELUM semakan keputusan kemasukan diumumkan.
(i)
Pelantikan
PPSL di ketiga-tiga kampus haruslah dijalankan selewat-lewatnya semasa temu
duga bagi kursus-kursus Ijazah Sarjana Muda diadakan, yakni akhir bulan April
atau awal bulan Mei, atau dalam tempoh yang membolehkan PPSL menyertai Facebook
Group tersebut sebelum Group tersebut dihebahkan kepada bakal mahasiswa melalui
pohon.usm.my.
(ii)
PPSL
yang dilantik bersama pegawai-pegawai yang diamanahkan untuk mewakili jabatan
berkenaan khususnya Bahagian Hal Ehwal dan Pembangunan Pelajar (BHEPP) haruslah
telah menjadi ahli Facebook Group tersebut
sebelum Facebook Group ini dihebahkan
melalui pohon.usm.my.
3. “Link”
kepada Facebook Group tersebut akan
dinyatakan dengan jelas pada
pohon.usm.my (bagi semua bakal mahasiswa yang ditawarkan tempat di
Universiti Sains Malaysia) supaya tiada tertinggal atau tercicir kerana “link”
yang menghubungkan bakal mahasiswa dengan pihak universiti dan PPSL ternyata
dengan jelas pada halaman pohon.usm.my dinyatakan pada halaman yang wajib dan
sangat mudah dibaca atau dilihat oleh bakal mahasiswa
4.
Pihak
universiti haruslah menjelaskan
mana-mana perkara yang mungkin menjejaskan
nama baik universiti APEX atau menimbulkan
salah faham antara pelajar dengan pihak universiti
"Your Voice Matters"
"Berkhidmat, Memimpin"
